Besturen stellen een overstap vaak jaren uit, uit angst voor gedoe. Toch is het wisselen van beheerder een overzichtelijk traject, zolang de volgorde klopt.
1. Bepaal eerst wat er precies misgaat
Onvrede is zelden één ding. Soms gaat het om bereikbaarheid, soms om een jaarrekening die te laat komt, soms om onderhoud dat blijft liggen. Zet het concreet op papier.
Dat is nuttig voor twee dingen: het gesprek met de huidige beheerder, en het opstellen van de eisen voor een nieuwe.
2. Controleer de lopende overeenkomst
Kijk naar de looptijd, de opzegtermijn en de wijze van opzeggen. Veel beheerovereenkomsten kennen een opzegtermijn van drie maanden tegen het einde van een periode.
Controleer ook of er kosten zijn verbonden aan het overdragen van het dossier en welke stukken de beheerder verplicht is te leveren.
3. Laat de vergadering besluiten
Het aangaan en beëindigen van een beheerovereenkomst is een besluit van de vergadering van eigenaars, niet van het bestuur alleen. Agendeer het punt met een duidelijk voorstel en een onderbouwing.
Neem in het besluit op wie gemachtigd is om op te zeggen en de nieuwe overeenkomst te ondertekenen.
4. Leg het overdrachtsdossier vast
Spreek concreet af wat er wordt overgedragen. Een compleet dossier bevat in elk geval:
- splitsingsakte, splitsingstekening en modelreglement;
- notulen van eerdere vergaderingen;
- jaarrekeningen en begrotingen van de afgelopen jaren;
- actuele ledenlijst en openstaande vorderingen;
- verzekeringspolissen en lopende contracten;
- het meerjarenonderhoudsplan en onderhoudshistorie;
- toegang tot de bankrekeningen van de vereniging.
5. Reken op een inwerkperiode
De eerste maanden na een overstap zijn intensiever dan daarna. De nieuwe beheerder moet de administratie controleren, de ledenlijst verifiëren, achterstanden in beeld brengen en de onderhoudssituatie beoordelen.
Juist in die periode komt vaak aan het licht wat er onder het oude beheer bleef liggen. Dat is vervelend, maar het is beter dat het nu naar boven komt dan bij de eerstvolgende grote schade.