De vergadering van eigenaars is een belangrijk orgaan binnen de VvE. Hier nemen de appartementseigenaren besluiten over gezamenlijke onderwerpen.
Waarover besluit de vergadering?
Afhankelijk van de wet, de splitsingsakte en het toepasselijke modelreglement kan de vergadering besluiten nemen over bijvoorbeeld:
- begroting en periodieke bijdragen;
- jaarrekening en bestemming van het resultaat;
- onderhoud en grote werkzaamheden;
- reservevorming;
- benoeming en ontslag van bestuurders;
- opdrachten en overeenkomsten;
- bepaalde wijzigingen aan gemeenschappelijke gedeelten en zaken;
- andere gezamenlijke belangen.
Stemmen zijn niet altijd gelijk verdeeld
Het aantal stemmen per eigenaar hoeft niet gelijk te zijn.
De stemverhouding volgt uit de splitsingsakte, in samenhang met de regels die voor de VvE gelden. Eén eigenaar kan bovendien meerdere appartementsrechten bezitten.
Daarom moet bij iedere VvE worden gecontroleerd hoeveel stemmen kunnen worden uitgebracht en hoe deze zijn verdeeld.
Quorum en vereiste meerderheid
Niet ieder besluit kan onder dezelfde voorwaarden worden genomen.
Voor bepaalde besluiten kunnen bijzondere eisen gelden ten aanzien van:
- aanwezigheid of vertegenwoordiging tijdens de vergadering;
- het aantal uitgebrachte stemmen;
- de vereiste meerderheid.
Welke regels gelden, hangt af van:
- het onderwerp;
- de wet;
- de splitsingsakte;
- het toepasselijke modelreglement;
- eventuele aanvullingen of afwijkingen in de splitsingsakte.
Daarom is het belangrijk om vóór een vergadering te controleren welke besluitvormingsregels voor een voorgenomen besluit gelden.
Een goed besluit begint vóór de vergadering
Goede besluitvorming vraagt om voorbereiding. Eigenaren moeten tijdig kunnen beschikken over voldoende informatie om een onderwerp te beoordelen.
Bij grotere onderhoudsbesluiten kan bijvoorbeeld behoefte bestaan aan:
- een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden;
- offertes;
- technisch advies;
- inzicht in beschikbare middelen;
- gevolgen voor de periodieke bijdragen;
- een duidelijke voorgestelde besluittekst.
Notulen en besluiten
Een heldere vastlegging van genomen besluiten is belangrijk. Niet alleen voor aanwezige eigenaren, maar ook voor toekomstige bestuurders, beheerders en appartementseigenaren.
Goede notulen maken duidelijk wat daadwerkelijk is besproken en besloten.