Een professionele VvE-beheerder ondersteunt de VvE bij het organiseren en uitvoeren van werkzaamheden.
Welke taken precies worden uitgevoerd, hangt af van:
- de beheerovereenkomst;
- genomen besluiten;
- verleende bevoegdheden;
- eventuele mandaten of volmachten.
Administratief en organisatorisch beheer
Hieronder kunnen bijvoorbeeld vallen:
- bijhouden van eigenaarsgegevens;
- verzorgen van correspondentie;
- voorbereiden van vergaderingen;
- verspreiden van vergaderstukken;
- vastleggen en opvolgen van besluiten;
- beheren van relevante VvE-documentatie.
Financieel beheer
Afhankelijk van de gemaakte afspraken kan een beheerder werkzaamheden uitvoeren zoals:
- opstellen van een conceptbegroting;
- verwerken van periodieke bijdragen;
- voeren van de financiële administratie;
- opstellen van financiële rapportages;
- voorbereiden van de jaarrekening;
- bewaken van debiteuren;
- verzorgen van betalingen binnen afgesproken bevoegdheden.
Technisch en organisatorisch onderhoudsbeheer
Een beheerder kan onder meer:
- onderhoudsmeldingen coördineren;
- opdrachten uitzetten binnen verleende bevoegdheden;
- offertes opvragen;
- werkzaamheden bewaken;
- onderhoudsbesluiten voorbereiden;
- afstemmen met technische deskundigen en uitvoerende partijen.
De beheerder hoeft niet alles zelf te doen
Goed beheer betekent niet dat één partij alle technische kennis zelf in huis moet hebben.
Bij complexe onderhoudsvraagstukken kan onafhankelijke specialistische kennis nodig zijn, bijvoorbeeld van:
- bouwkundigen;
- installatieadviseurs;
- liftconsultants;
- duurzaamheidsdeskundigen;
- andere gespecialiseerde partijen.
De beheerder kan daarbij een regisserende en coördinerende rol vervullen.
Duidelijke afspraken zijn essentieel
Een professionele beheerrelatie vraagt om helderheid over:
- welke werkzaamheden zijn inbegrepen;
- welke werkzaamheden aanvullend worden uitgevoerd;
- welke bevoegdheden de beheerder heeft;
- wanneer goedkeuring van bestuur of vergadering nodig is;
- hoe wordt gerapporteerd en gecommuniceerd.
De werkwijze van Even VvE Beheer
Even VvE Beheer kiest voor kleinschalig en persoonlijk beheer, met aandacht voor duidelijke besluitvorming, financiële samenhang en tijdige voorbereiding van onderhoud.
Digitalisering waar het kan, persoonlijk contact waar het moet.