Een VvE heeft inkomsten, uitgaven, bezittingen en verplichtingen. Een goede financiële huishouding vraagt om meer dan alleen een sluitende bankrekening.
Belangrijk is dat verschillende financiële onderdelen met elkaar samenhangen.
De begroting
In de begroting worden de verwachte inkomsten en uitgaven voor een komend boekjaar opgenomen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- verzekeringen;
- beheer;
- schoonmaak;
- energie voor gemeenschappelijke voorzieningen;
- contractueel onderhoud;
- overige exploitatiekosten;
- reserveringen voor toekomstig onderhoud.
Op basis van de begroting en de voor de VvE geldende kostenverdeling worden de bijdragen van de appartementseigenaren bepaald.
De jaarrekening
Na afloop van het boekjaar wordt financieel verantwoording afgelegd over de inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden van de VvE.
De jaarrekening geeft inzicht in de financiële positie van de VvE, maar moet ook in samenhang worden gelezen met toekomstige verplichtingen en voorgenomen werkzaamheden.
Exploitatie en reservevorming
Dagelijkse en jaarlijks terugkerende kosten zijn iets anders dan toekomstige grote onderhoudsuitgaven.
Daarom is het belangrijk onderscheid te maken tussen:
- reguliere exploitatie;
- reservevorming;
- geplande onderhoudsuitgaven;
- beschikbare liquide middelen.
Een positief banksaldo zegt niet alles
Een VvE kan een aanzienlijk bedrag op de bank hebben en toch financieel onvoldoende zijn voorbereid op toekomstig onderhoud.
Omgekeerd betekent een grote onderhoudsreserve op de balans niet zonder meer dat alle geplande werkzaamheden direct betaalbaar zijn.
Daarom is samenhang nodig tussen:
- jaarrekening;
- begroting;
- reservefonds;
- MJOP;
- geplande besluiten;
- liquiditeitsontwikkeling.
Vooruitkijken is essentieel
Goed financieel beheer kijkt niet alleen naar het afgelopen boekjaar, maar ook naar wat eraan komt.
Juist bij grote onderhoudswerkzaamheden is tijdige financiële voorbereiding van belang.