Wanneer een gebouw wordt gesplitst in appartementsrechten, ontstaat er automatisch een Vereniging van Eigenaars. Dat gebeurt van rechtswege: er is geen oprichtingshandeling van de eigenaren voor nodig.
In de praktijk betekent dat niet dat de vereniging ook functioneert. Vooral bij kleine splitsingen — een pand met twee of drie appartementen — gebeurt het regelmatig dat er nooit is vergaderd, dat er geen bankrekening is en dat niemand weet wie er formeel bestuurder is. Zo'n vereniging noemen we slapend.
Waarom dat een probleem is
Zolang er niets aan de hand is, valt een slapende VvE niet op. De problemen komen op drie momenten aan het licht:
- bij schade: er is geen of een verouderde opstalverzekering, en geen geld om het eigen risico of niet-gedekte schade te betalen;
- bij verkoop: een koper vraagt naar jaarstukken, notulen en de stand van het reservefonds — die er niet zijn;
- bij financiering: geldverstrekkers stellen steeds vaker eisen aan het functioneren van de VvE.
Ook een kleine VvE heeft wettelijke verplichtingen
Een vereniging moet ten minste jaarlijks vergaderen, een jaarrekening en begroting vaststellen en een reservefonds aanhouden voor toekomstig onderhoud aan de gemeenschappelijke gedeelten.
Die verplichtingen gelden ongeacht het aantal appartementsrechten. Een VvE van drie appartementen is niet minder een VvE dan een complex van tweehonderd.
In welke stappen activeert u een VvE?
Het traject is overzichtelijk, maar vraagt om zorgvuldigheid — vooral in de vastlegging.
- verzamel de splitsingsakte, splitsingstekening en het toepasselijke modelreglement;
- breng in kaart wie eigenaar is van welk appartementsrecht;
- roep een eerste vergadering bijeen en benoem een bestuur;
- open een bankrekening op naam van de vereniging;
- sluit of actualiseer de opstalverzekering;
- stel een begroting vast en bepaal de maandelijkse bijdrage;
- laat de bouwkundige staat beoordelen en start een onderhoudsplan;
- controleer de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Achterstand in het reservefonds
Bij een vereniging die jaren stil heeft gelegen, is er meestal geen reservefonds opgebouwd terwijl het gebouw wel ouder is geworden. Dat gat verdwijnt niet vanzelf.
Wees daar bij de eerste vergadering eerlijk over. Een realistische bijdrage die de komende jaren wordt opgebouwd, is beter dan een symbolisch bedrag dat bij de eerste dakvervanging alsnog tot een forse eenmalige heffing leidt.
En bij een nieuwbouwcomplex?
Bij nieuwbouw speelt het omgekeerde: de vereniging start juist wel, maar alles moet nog worden opgebouwd terwijl garantietermijnen al lopen. Voor die situatie hebben wij een aparte aanpak.